REUNIÕES: UM SIMPLES ENCONTRO DE ROTINA OU UM EVENTO TRANSFORMADOR

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Hoje abordaremos sobre um assunto bem interessante, que teoricamente é simples, porém o que se vê por ai são inúmeras empresas errando em sua realização. Estamos falando das REUNIÕES!

Muitas das pessoas já participaram de boas reuniões e isso certamente gerou um impacto muito grande no decorrer das atividades pós-definições (sendo elas coesas e benéficas com o todo, com o que estava sendo tratado). Porém em mesma proporção, muitos já participaram também de reuniões ruins, sem propósito, objetivo, sem resultados, tarefas designadas, desagregadoras.

Reuniões ineficazes podem consumir até 20% da folha de pagamento da empresa (isso é jogar dinheiro fora).

De acordo com estudos, 50% do tempo consumido em reuniões são ineficazes (desperdício).

De acordo com o livro “A Estratégia das Reuniões” (George Kieffer): A habilidade de administrar uma reunião implica em: desenvolver ideias, motivar pessoas e movê-las para ações positivas.

Ainda de acordo com George Kieffer: “A maioria dos profissionais não reconhece o enorme impacto que as reuniões exercem em suas organizações e carreiras”.

É essencial que os gestores aprendam a fazer reuniões, e também que treinem as pessoas para que dirijam reuniões da mesma forma (eficazes e produtivas).

ETAPAS DE UMA REUNIÃO

1 – Preparação de uma reunião

– As reuniões devem ter objetivos bem definidos, e os participantes devem estar envolvidos com os assuntos abordados.

– Devem ser pautadas, se possível enviar prévia aos envolvidos contendo: Objetivo, data, horário, local, assuntos (tópicos), informações importantes necessárias (planilhas, relatórios, enfim).

2 – Condução da Reunião

– Começar na hora marcada;

– Descobrir métodos para desenvolver uma reunião mantendo as pessoas motivadas e ativas;

– Mantenha o foco (não deixar que assuntos paralelos tomem conta do evento);

– Mantenha o ritmo (nem muito lento, nem muito rápido, ser objetivo, porém sem deixar dúvidas);

– Seja um moderador (intervenha sempre que necessário);

– Faça perguntas (estimular o pensamento dos participantes); RECONHEÇO ESSA DIFICULDADE.

– Seja firme sem ser autoritário;

– Saiba dar feedback.

3 – Finalização

Uma reunião deve gerar comprometimento nas pessoas, interessante que se faça um resumo contendo as decisões e os responsáveis, repassando a todos. Por fim incentivar, motivar a equipe a fim de que desempenhem da melhor as atividades necessárias.

Tipos de reuniões

– Para geração de ideias;

– Avaliação (dar feedback a equipe, a fim de se motivar e corrigir desvios). *Importante enfatizar que críticas não devem ser individuais, a avaliação nesse caso é valido para toda equipe;

– Status (andamento das atividades);

– Motivação (elevação da moral do time);

– Informativa (transmissão de alguma informação importante da chefia para os demais membros da equipe).

Não é de hoje que nas organizações existem diversos tipos de profissionais, dentre eles estão àqueles difíceis de lidar. Um gestor deve estar apto para gerir as pessoas (dentro das suas características), abaixo alguns exemplos:

– O atrasado (não espere por ele, e não repita o que já foi falado, dê feedback particular ao atrasado crônico, a fim de que o problema seja resolvido);

– O Desinteressado (identifica-se geralmente por sua postura, importante fazer perguntas a ele a fim de trazê-lo para a atmosfera da reunião);

– O falador (deve ser interrompido, a fim de manter o foco);

– O excessivo (ansioso e quer colaborar em tudo exageradamente, importante que se deixe claro que há momentos específicos para isso, geralmente ao término do evento);

– O advogado do diabo (a postura crítica estimula questionamentos saudáveis, mas se passar dos limites, importante que se questione “de que forma você pode contribuir com relação a essa situação?”);

– O desmemoriado (não se prepara, e tem péssima memória, importante deixar claro que reuniões também servem como indicador de performance).

De acordo com Nancy Knowlton, CEO da Smart Technologies: “Fazer reuniões exige um grande investimento de tempo. Quando as pessoas usam bem esse tempo, o retorno é incrível”.

A preparação nunca é excessiva, quanto mais você sabe de um assunto, melhor abordado e transmitido ele será. Isso move e ganha pessoas.

Parte das informações retiradas do treinamento “PERSONAL E PROFESSIONAL COACH – SBCOACHING”.

Fonte da imagem: Google Imagens

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